Какие журналы должны быть в организации и на предприятии общественного питания в обязательном порядке, требования и порядок оформления: по пожарной безопасности, по экологии, по электробезопасности, по технике безопасности. Какой перечень журналов должны

Существует три способа регистрации документов:

простейший - в журналах;
более совершенный - с помощью картотеки;
наиболее совершенный, удобный и быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

Журнал регистрации личных карточек.
Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива - «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

сверхурочные работы;
использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

style=»display:inline-block;width:930px;height:180px»
data-ad-slot=»7087425449″>

Какая документация по охране труда и пожарной безопасности обязательно должна быть на предприятии?

Этот вопрос интересен многим начинающим инженерам по охране труда . В этой небольшой статье я хочу перечислить документы по охране труда и пожарной безопасности , которые обязательно должны быть разработаны и вестись постоянно на любом предприятии.
Промышленную безопасность пока затрагивать пока не буду, так как там вопрос гораздо глобальнее и перечень документации гораздо обширнее, в зависимости от направления деятельности предприятия.

Система управления охраной труда (СУОТ);
Журнал учета вводных инструктажей по охране труда;
Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
Программа вводного инструктажа по охране труда;

Программа вводного инструктажа по пожарной безопасности;
Контингент профессий и должностей для прохождения периодических медицинских осмотров;
Поименный список на прохождение периодических медицинских осмотров (корректируется ежегодно);
Заключительный акт по результатам медицинского осмотра работников;
Перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды , специальной обуви и других СИЗ (составляется на основании типовых государственных норм);
Личная карточка учета специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ (на каждого работника);
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
Программы первичных инструктажей на рабочем месте по охране труда;
Программы первичных инструктажей на рабочем месте по пожарной безопасности;
Программы обучения рабочих;
Программы обучения руководителей, специалистов и служащих;
Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте;
Приказ о назначении комиссий по проверке знаний требований охраны труда;
Приказ о назначении комиссии по проверке знаний требований пожарной безопасности в объеме пожарно-технического минимума (если ПТМ проводится в организации);
График проверки знаний работников;
Билеты или вопросники проверки знаний требований охраны труда и пожарной безопасности;
Протоколы заседаний комиссий по проверке знаний;
Удостоверения по охране труда и пожарно-техническому минимуму;
Перечень инструкций по охране труда, пожарной безопасности и оказанию первой помощи;
Непосредственно инструкции согласно перечню;
Журнал учета инструкций;
Журнал учета выдачи инструкций;
Приказ о назначении ответственных за обеспечении пожарной безопасности;
Приказ о назначении ответственных по охране труда ;
Мероприятия по охране труда и пожарной безопасности (планы);
Программа (план) производственного контроля за соблюдением санитарных правил ;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Акты о несчастных случаях (форма Н-1);
Сообщения о последствиях несчастного случая;
Распоряжения о стажировках новых работников.

Вот примерный минимум документов в организации. А какие еще документы по охране труда и пожарной безопасности ввели у себя вы?

style=»display:block»
data-ad-client=»ca-pub-7105585759975121″
data-ad-slot=»3104357521″
data-ad-format=»auto»>

Основные формы журналов по охране труда

Главная
Основные формы журналов по охране труда

Журналы по охране труда представляют собой книги для записей, учетов и регистрации всех необходимых записей, касающиеся мероприятий охраны труда или техники безопасности, которые проводились и проводятся в учреждении, предприятии и организации. Журналы по охране труда помогают контролировать ход работы подразделения предприятия в сфере охраны труда, а также проконтролировать соблюдения всех законодательных требований по срокам проведений работ, касающихся охраны труда и техники безопасности, наличия и выдачи локально документации. Рассмотрим основные журналы по охране труда, что обязательно должны быть на каждом предприятии.

Первый из видов журналов по охране труда является журнал регистрации первичного (вводного) инструктажа. Он проводится инженером по охране труда или другим должностным лицом, в обязанности которого включен первичный инструктаж. Первичный инструктаж проводится со всеми, кто пришел на предприятие, независимо от того наличия у инструктируемого образования или стажа работы перед заключением с сотрудником трудового договора или контракта. Он является обязательным и проводится с каждым прибывающим сотрудником, работником на предприятие, в независимости от того постоянный работник или временный или командировочный работник, студент или практикант, прибывший на прохождение производственной практики.

Какие журналы по охране труда должны быть в организации?

Вводный инструктаж проводиться согласно разработанной программе. После того, как инструктаж был проведен в журнале по охране труда, отмечают запись, с обязательным проставлением в графах подписей инструктора и инструктируемого.

Обязательным является также журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте. Он относится к числу важнейших мероприятий по организации предупреждений производственного травматизма. Все инструктажи по охране труда на рабочем месте делятся на такие типы: первичный или вводный инструктаж, повторные, внеплановые и целевые.

Журнал по учету инструкций по охране труда для сотрудников. Этот журнал считается внутренним нормативным документом организации, предприятия, учреждения, который регламентирует основные требования и нормативы для выполнения работ с полной безопасностью, и он предназначается для проведения инструктажей на рабочем месте. Каждая инструкция обладает своим номером и наименованием. В последнем, обязательно указывается, для какого вида работ и профессии она предназначается. Форму журнала можно найти в Методических рекомендациях по разработке гостребований ОТ в постановлении Министерства труда РФ от 17.12. 2002 № 80. Журнал, как правило, хранится в подразделении по охране труда предприятия.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Каждый руководитель подразделения предприятия хранит пакет с инструкциями по охране труда для сотрудников этого подразделения. Место их расположения выбирается самим руководителем. Но документы должны быть доступными для каждого сотрудника подразделения. Инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки, для того чтобы те могли изучить их перед первичным инструктажем, или быть вывешенными на стендах рабочих участков.

Постановление Министерства труда РФ № 80 от 17.12.2002 в части Методических рекомендаций по разработке гостребований относительно охраны труда утверждает форму этого журнала. Как и все остальные журналы, он должен быть пронумерованным, прошитым, и скрепленным печатью организации, предприятия учреждения. Журнал изготавливается в типографии и продается в любом канцелярском магазине.

Перечень журналов по охране труда

Конечно в зависимости от вида производственной деятельности предприятия этот перечень может существенно увеличиться, но «самый минимум», про который я сегодня напишу, всегда должен быть.

1. Журнал регистрации вводного инструктажа

Самый основной журнал специалиста по охране труда, за ведение и заполнение которого отвечает он сам, лично внося в него записи всех вновь принимаемых на работу в организацию лиц.

2. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Это уже основной журнал любого руководителя подразделения, у которого в подчинении находятся люди. В данный журнал заносятся записи о проведении одноименного инструктажа со всеми работниками, подчиненными руководителю. Специалист по охране труда проверяет ведение данного журнала.

Журналы по охране труда которые должны быть в организации 2018

3. Журнал учета инструкций по охране труда

Еще один журнал обязательный для ведения специалистом по охране труда. В нем указываются все инструкции по охране труда, которые действуют на предприятии.

4. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Любую инструкцию, которую вы выдаете на руки необходимо учесть, чтобы в случае чего была возможность доказать, что работник эту инструкцию получил. Для этого используется журнал учета выдачи инструкций по охране труда, который также, как и предыдущий ведет специалист по ОТ.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Самый не любимый журнал для специалиста по охране труда, который ему приходиться вести. Как можно понять из названия данный журнал заполняется, когда произошёл несчастный случай на производстве.

6. Журнал учета выданных направлений на медосмотр

Если в вашей организации на спеце по охране труда лежит обязанность по организации проведения медицинских осмотров, то данный журнал придется вести ему. В нем указываются все выданные направления на медосмотр для работников.

Как видите список не очень большой, но ведь это самый минимум. В расширенном списке журналов по охране труда было бы куда большее количество наименований, но мы пока ограничимся таким. Но если вдруг кому-то необходимо знать большее количество документов по охране труда (приказов, журналов, положений) пишите мне на почту, будем сотрудничать.

Скачать архивом комплект всех журналов по охране труда

Данный список составлен, исходя из требований, которые государственный инспектор по труду может предъявить к руководителю предприятия при проведении проверки:

1. Обучение по охране труда для руководителей и специалистов (Удостоверения по охране труда)

ст.225 ТК РФ

2. Приказ о возложении обязанностей: назначение ответственного по охране труда,

за проведение инструктажей -ст. 217 ТК,
за электрохозяйство -п.1.2.3, 1.2.7 ПТЭЭП,
по пожарной безопасности п.8 ППБ 01-03,
за грузоподъемные механизмы,
за высотные работы

3. Журнал регистрации вводного инструктажа

Ст.212 и 225 ТК РФ. Пункт 2.1.2. ГОСТ 12.0.004-90

4. Программа вводного инструктажа (текст-инструкция)

п.2.1.2. ГОСТ 12.0.004-90, ст.212, 225 ТК РФ

5. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте: первичного, повторного, целевого, внепланового инструктажей

п. 7.9 и 7.2.2. ГОСТ 12.0.004-90, ст. 225 ТК РФ

6. Программа проведения первичного инструтктажа

7. Журнал учета инструкций по ОТ (все действующие инструкции, даты, №)

п.5.9 Постановление Минтруда № 80, ст. 211, 212 ТК РФ

Журнал учета выдачи инструкций по ОТ для работников.
Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ (подлинники)

Обязательные журналы по охране труда

Например: Инструкция по ОХРАНЕ ТРУДА водителя, уборщика, кассира и др.
Инструкция по ОХРАНЕ ТРУДА при работе на ПЭВМ, земляные работы, на высоте…

Должностные инструкции рабочих и служащих по штатному расписанию.
Журнал учета присвоения групп по электробезопасности неэлектротехническому персоналу

п.1.4.4. ПТЭЭП

8. Инструкция проведения инструктажа персонала на 1 гр по электробезопасности — п.1.4.4. ПТЭЭП

9. Журнал учета проверяющих (проверок).

10. Журнал учета выдачи СИЗ

Постановление Минтруда России от 18.12.1998г. № 51, ст. 131 ТК РФ

11. Перечень СИЗ выдаваемых работникам: спецодежда, обувь и т.д.

ст.131 ТК РФ

12. Личная карточка учета СИЗ

13. Перечень производств и профессий, при работе в которых, обязательно прохождение первичных / периодичных медицинских осмотров

Приказ Министерства Здравоохранения № 90 от 14.03.1996, ст.13 ТК РФ

14. Перечень видов работ и профессий, выполняющих работы повышенной опасности

Приказ о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности
Журнал регистрации наряд-допусков на работы повышенной опасностью (если есть)
Перечень законодательных и правовых актов по ОТ (Законы, ТК, Правила, стандарты)

15. Материалы аттестации рабочих мест по условиям труда

16. Мероприятия по улучшению условий и охране труда с суммами затрат

Ст. 226 ТК РФ

Протокол измерения сопротивления линии заземления.
Журнал учета и содержания коллективных средства защиты (если есть)
Журнал регистрации несчастных случаев, материалы по НС, акт по НС (если были) и др.

Список документов, которые инспектор по труду может проверить, может быть увеличен:
Кадровые документы:

17. Штатное расписание организации

Пост. Госкомстата № 1 от 05.01.04

18. Правила внутреннего трудового распорядка

Ст. 91, 100, 108, 189, 190 ТК РФ

19. Приказ о предоставлении отпусков и график отпусков

Ст. 213 ТК РФ. Пост. Госкомстата № 1 от 05.01.04

20. Трудовые книжки

Ст. 84-1 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 16.04.03 «О трудовых книжках»

Трудовые контракты (договора) Ст. 57 ТК РФ
Личные карточки работников, Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04
Выдача заработной платы 2 раза в месяц. Расчетные листки по зарплате

Ст. 136 ТК РФ

Документы, которые должны быть по электробезопасности :

21. Журнал учета проверки знаний норм и правил работы в электроустановках

п.1.4.3, 1.4.4. ПТЭЭП

22. Перечень профессий, которые должны иметь 1-ую группу по электробезопасности (или выше для работ под напряжением) П.1.4.4. ПТЭЭП

Документы, которые должны быть по пожарной безопасности :

Журнал регистрации противопожарного инструктажа (вводного) ППБ 110-03
Программа противопожарного инструктажа (вводного) текст ППБ 110-03
Инструкция по пожарной безопасности. Места обесточивания предприятия. Порядок закрытия помещения после окончания работы. Места для курения. Пожарно-техническая комиссия. Автоматическая система пожарной сигнализации. Два выхода. Выходы не загромождать. Решетки на первом должны быть раскрываемыми. ППБ 110-03
Обучение пожарно-техническому минимуму руководителей, специалистов (Удостоверение о проверке знаний пожарно-технического минимума).
План-схема эвакуации
Приказ о назначении лица, ответственного за средства пожаротушения (огнетушители с номерами, дата поверки).

Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Этот перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

В разделе 7.3. перечня для документов по охране труда установлены разные сроки хранения. В таблице 1 мы привели выборку из этого раздела.

Таблица 1. Сроки архивного хранения документов по охране труда

Срок архивного хранения	Типы документов
3 года	Докладные записки, акты, заключения, т. п. об обеспечении работников специальной одеждой, обувью, специальным питанием. Утвержденные государством нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием. – учета исполнения постановлений о штрафах; – регистрации административных взысканий за нарушение СанПиН. Переписка о проведении профилактических мероприятий
5 лет	Акты, предписания, справки, докладные записки и отчеты об их выполнении. Переписка: – о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда; – разработке и ходе выполнения комплексных планов; – предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций. Планы мероприятий по улучшению условий труда работников. Справки и акты о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда. Докладные записки, справки, доклады, отчеты о состоянии условий и применении труда женщин и подростков. Отчеты, справки, сведения о причинах заболеваемости работников организаций. Программы, списки об обучении работников охране труда. Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
10 лет	Журналы учета инструктажа по охране труда. Перечень документов по охране труда, которые должны быть на каждом предприятии Доклады, анализы о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях
45 лет	Протоколы, решения, заключения, перечни стандартов и норм, обоснования, данные о проведении СОУТ и аттестации рабочих мест (кроме рабочих мест с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда)
75 лет	Акты, заключения, справки о проведении СОУТ при тяжелых, вредных и опасных условиях труда. Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. Заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях (кроме связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами). Докладные записки, заключения о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Постоянное храниение	Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий. Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов. Документы о производственных авариях и несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами. Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий.
До минования надобности	Перечень: – работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста; – профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; – профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров. Правила по охране труда работающих инвалидов. Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации - преемнику.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2016 года. Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2017 года и закончится 31 декабря 2026 года - 10 лет.

Учредительные документы (особенно устав) представляют свод прав, обязанностей, условий функционирования организации, ее трудового коллектива, конституирующих статус организации

Законодательные акты, регулирующие деятельность организаций, устанавливают два учредительных документа: устав и договор об учреждении.

Ст. 52 ГК РФ гласит, что юридическое лицо действует на основании устава, либо договора об учреждении и устава, либо только договор об учреждении.

Договор об учреждении юридического лица заключается, а устав утверждается его участниками.

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место нахождения и порядок управления его деятельностью, другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Для отдельных видов юридических лиц в учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности.

Корпоративные документы

Устав со всеми изменениями и дополнениями или действующая редакция Устава (их копии с печатью налогового органа)

Предыдущие редакции устава желательно хранить. Чтобы не запутаться в редакциях, можно сделать надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …»

Устав должен содержать следующие сведения

Об организационно-правовой форме
О наименовании, нахождении организации
О размере ее уставного капитала (фонда), составе
О порядке распределения прибыли
О порядке образования фондов
О порядке и условиях реорганизации и ликвидации

Учредительный договор или Договор об учреждении

Договор об учреждении устанавливает, что

Учредители обязуются создать юридическое лицо
Учредители определяют:
Порядок совместной деятельности по созданию юридического лица
Условия передачи имущества, участия в его деятельности
Порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельностью
Порядок выхода участников из состава юридического лица

Договор об учреждении должен содержать сведения

О наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей
О местонахождении учредителей
О государственной регистрации
О размере уставного капитала
О долях участия (паях, количестве акций), принадлежащих каждому учредителю
О размерах, порядке и способах внесения вкладов (оплаты акций)

Договор об учреждении весьма странный документ, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет».

Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.

При создании ООО учредители в соответствии со ст. 89 ГК РФ должны заключать такой договор.

Протокол или решение о создании ООО

Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить.

Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.

Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников.

Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме N Р51003 (или более старое)
Уведомление (Форма N 1-3-Учет Код по КНД 1121029) или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Форма N 1-1-Учет Код по КНД 1121007)
Листы записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

Все листы записи в ЕГРЮЛ (и первый, и выдаваемые в связи с изменениями) следует хранить, они могу понадобиться у нотариуса и в банке.

Выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно.

Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
Информационное письмо Росстата (коды статистики)

В Москве письмо Росстата можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx.

Перечень журналов по охране труда, которые должны быть на предприятии

Оно может заменить оригинал.

Документы, подтверждающие адрес ЮЛ

Если помещение принадлежит самой организации

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение в аренде

Договор аренды
Акт приема-передачи помещения
Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФЗ от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

Гарантийное письмо от собственника
Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником

Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФP от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

Все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним хранить обязательно.

По окончании срока их действия документы следует подшить и отправить в архив (могут потребоваться при повторном получении лицензии или разрешения или при определенных обстоятельствах в суде).

Подтверждение членства специализированной СРО

Если компания состоит в СРО. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам

Если для выполняемых работ требуются такие допуски. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

Уведомления о начале деятельности

Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.

Документы о внесении в Торговый реестр

Если ООО осуществляет торговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).

Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

Если в работе используется ККТ.

Кадровые документы

Обязательные кадровые документы — это те документы, которые упомянуты в ТК РФ и других законах.

Их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по ст. 5.27.КоАП, повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Ст. 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Трудовые книжки всех работников

Хранить в металлическом сейфе.

Выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

При необходимости работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями

Ст. 67 ТК РФ установлена обязательная письменная форма трудового договора.

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата».

Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание предусмотрено ст. 15 и 57 ТК РФ.

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме Т-12

Можно вести в электронном виде, при проверках распечатывать.

Правила внутреннего трудового распорядка

Предусмотрены ст. 189 и 190 ТК РФ.

Документ о защите персональных данных работников (обычно - положение)

Предусмотрен ст. 87 и 88 ТК РФ.

График отпусков по форме Т-7

Можно вести в электронном виде. При проверках распечатывать.

Личные карточки по форме Т-2

Многие ведут в электронном виде и распечатывают при проверках, однако следует помнить, что на этих карточках должна стоять оригинальная подпись работника.

При заполнении карточек возникает много вопросов, так как карточка содержит вопросы о персональных данных, дать ответы на которые работник может отказаться на основании закона о тайне персональных данных. Все данные могут быть внесены в карточку только на основании письменного согласия работника.

Приказы и распоряжения хранить обязательно, все!

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений
Желательно журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров
Все ведомости, расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка
Документы по аттестации рабочих мест

Согласно ст. 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ N 590н от 12.12.2013).

Документы по охране труда

Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.

Документы, которые могут стать обязательными при определенных обстоятельствах
Коллективный договор

Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании

Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка).

Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.

Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы

Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

Обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне

Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан хранить коммерческую тайну.

Списки отдельных категорий сотрудников

Несовершеннолетних работников
Работников-инвалидов
Беременных работниц
Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
Одиноких матерей
Лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
Работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
Работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам

Обязательны при их наличии в штате.

Напомним, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

Документы, необходимые для привлечения иностранных работников

При наличии таких работников - обязательны.

Виды услуг от ААА-Инвест

Регистрация ООО
Регистрация изменений
Купля-продажа доли
Изменения УК
Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
Смена названия, юридического адреса
Ликвидация и реорганизация ООО
Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы

Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!

Перечень необходимых журналов по ОТ на предприятии

Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала.

Список журналов по ОТ, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики его хоздеятельности, а также того, какие специалисты участвуют в производственном процессе. Однако есть и такие регистры, наличие которых обязательно в любой организации.

Это журналы:

В соответствии со спецификой производственных процессов на предприятиях также могут использоваться журналы:

Учета:
- Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. При составлении журнала за основу рекомендуется брать форму из приложения № 8 к Правилам.
- Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
- Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв. приказом Минэнерго от 30.06.2003 № 261.
- Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
Регистрации:
- допусков к выполнению работ повышенной опасности;
- испытаний СИЗ;
- профзаболеваний;
- огневых работ.

Правила заполнения журнала по ОТ, как прошнуровать журнал

До 01.03.2017 ведение и, соответственно, заполнение журналов по охране труда на предприятиях осуществлялось по стандарту ГОСТ 12.0.004-90. Теперь же используется порядок ведения журналов по ОТ, скорректированный с учетом требований ГОСТ 12.0.004-2015 (приказ Росстандарта «О введении в действие…» от 09.06.2016 № 600-ст).

Все страницы в журнале по ОТ должны быть пронумерованы, при том нумерация используется сквозная, начиная с титульного листа. На титульном листе, как правило, указываются наименование предприятия, структурного подразделения (службы, участка), даты начала и окончания ведения журнала.

Остатки нити после прошнуровывания всех страниц журнала необходимо вывести на последнюю страницу, зафиксировать и сверху заклеить листом бумаги, на котором надлежит указать, сколько страниц пронумеровано и прошнуровано. Надпись, сделанная на полоске бумаги, заклеивающей концы нити, должна быть заверена подписью руководителя предприятия и печатью (при наличии). При заверке печатью следует учесть, что ее оттиск должен отпечататься и на наклеенной полоске, и на последней странице прошнурованного журнала.

Как вести журнал распоряжений по ОТ, как правильно его прошить

Журнал распоряжений по ОТ необходим на предприятиях с действующими производственными цехами (участками) для фиксации всех издаваемых руководством распоряжений, имеющих отношение:

к стажировке сотрудников;
допуску к самостоятельному выполнению работы;
передаче полномочий по выполнению распоряжений ответственным лицам;
выплате поощрений, объявлению дисциплинарных взысканий и пр.

В журнале обязательно должны содержаться записи об ознакомлении с этими распоряжениями упомянутых в них сотрудников. После завершения календарного года под записями, сделанными за истекший год, проводится жирная черта и проставляется следующий год. Нумерация при этом начинается заново.

Как и все регистры, заводимые на предприятиях, журнал распоряжений по ОТ должен быть перед началом использования пронумерован (начиная с титульного листа) и прошнурован. Нить, которой прошнуровывается журнал, должна быть выведена на его последнюю страницу и заклеена полоской бумаги с надписью, которая указывает число прошнурованных страниц. Надпись заверяется подписью лица, ответственного за ведение регистра, руководителя предприятия, а также печатью — при этом одна часть оттиска должна располагаться на приклеенном листке бумаги, а другая — на последней странице журнала (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений по ОТ

Форма такого журнала законом не регламентирована, поэтому его можно оформить в виде обычной отпечатанной в типографии книги формата А4 (с учетом ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.8‑2013).

Все графы в журнале должны заполняться, пропуски строк и помарки недопустимы. Исправления могут делаться обычным в делопроизводстве способом — путем зачеркивания и написания рядом правильной надписи с заверкой подписью работника, ответственного за ведение журнала.

Перед началом заполнения все страницы журнала надо пронумеровать, начиная с титула, и прошить. На титульном листе указываются название предприятия, даты начала и окончания его ведения.

Внутри журнал разграфляется таким образом, чтобы была возможность указать:

дату оформления удостоверения;
номер;
Ф. И. О. сотрудника, которому выдается удостоверение;
должность;
место работы (структурное подразделение, отдел);
примечания.

Каковы сроки хранения журналов, где можно бесплатно скачать образец журнала учета занятий по ОТ

Согласно положениям раздела 7.3 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, журналы по ОТ имеют разный срок хранения, в зависимости от заносимой в них информации. Так, журналы регистрации несчастных случаев должны храниться постоянно (п. 630 Перечня). Журналы инструктажей по технике безопасности хранятся 10 лет (п. 626). Журналы регистрации наложения админвзысканий за нарушение санитарных норм, а также учета постановлений о штрафах — 3 года (пп. 642 и 643).

Как правило, порядок оформления журналов по ОТ аналогичен тому, который используется для ведения других видов регистров. Различия могут быть лишь в количестве и содержании граф — это связано со спецификой отрасли и содержанием сведений, необходимых для отражения в регистре по тому или иному вопросу. Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем сайте.

Предлагаем ознакомиться с образцом регистра, в котором ведется учет обучающих мероприятий по ОТ.

Обложка журнала выглядит следующим образом:

Журнал

учета занятий по охране труда

__________________________________________________________

(цех, отдел, лаборатория, структурное подразделение, участок)

Преподаватель _________________________________________________________

(Ф. И. О., должность)

Начало обучения: «___» ____________ 20__ г.

Окончание обучения: «___» ____________ 20__ г.».

Страницы журнала оформляются в виде таблицы:

Заключение

На каждом предприятии должны вестись журналы по ОТ. Их точный перечень зависит от специфики производства, но есть и регистры, обязательные для всех. Так, непременно должны быть журналы учета проведения инструктажей сотрудников и регистры учета выданных руководителям по ОТ распоряжений. Необходимы также журналы по учету несчастных случаев, СИЗ и противопожарных защитных средств, изданных и переданных для изучения инструкций по ОТ и т. д.

Кроме того, с учетом специфики производственной деятельности и профессиональной подготовки работников на предприятии могут заводиться и другие журналы. Срок хранения регистров по ОТ — от 3 лет, в зависимости от их содержания. При этом важно помнить, что все страницы журналов, вне зависимости от содержания, перед началом их использования должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Рекомендации по ведению работы по ОТ хозяйствующими субъектами были утверждены Министерством труда в 2001 году и зарегистрированы под №7. Данный документ содержит полный перечень требований, которые юридические лица должны неукоснительно исполнять.

У хозяйствующих субъектов, с численностью работников до 700 человек, заниматься ОТ может аттестованный специалист с соответствующим профилю деятельности образованием. При численности работников больше 700 человек в организации создается отдел.

В обязанность сотрудников, занимающихся ОТ, входит ведение учета и регистрация случаев нарушения безопасности труда. Для этого хозяйствующим субъектом заводятся специальные журналы. Они являются составной частью комплексной системы ОТ. Обязанность по их ведению определена статьей 212 ТК РФ. Все регистры по ОТ имеют типовые формы, определенные соответствующим их предназначению ГОСТами.

Первый журнал, с которого начинается трудовая деятельность любого нового работника хозяйствующего субъекта, Ведется регистр лицом, на которое возложена эта обязанность приказом руководителя организации. В нем указывается дата проведения инструктажа, ФИО и должность ответственного лица за его проведение и инструктируемого, подписи сторон, номер и наименование инструкции. Журнал инструктажа по охране труда для лиц сторонних организаций порой требуется при проверках предприятия.

Важно. В журналах по ОТ не допускаются исправления. Все их листы должны быть пронумерованы, а сами регистры сшиты и опломбированы печатью хозяйствующего субъекта. Такой порядок оформления распространяется на все регистры по ОТ.

Второй журнал, который входит в число обязательных регистров по ОТ и ТБ каждого хозяйствующего субъекта, посвящен Заполняется и ведется он назначенным приказом руководителя специалистом непосредственно на участке трудовой деятельности сотрудника. Там же заполняется журнал повторного инструктажа на рабочем месте.

Повторный инструктаж на рабочем месте проводится не реже 1 раза в три месяца, о чем делается соответствующая отметка в журнале.

Работодатель обязан иметь инструкции по охране труда, которые должны охватывать все виды проводимых работ, существующие в организации или на предприятии должности и профессии. Все они регистрируются Ведется он специалистом по ОТ. Вместе с ним у юридического лица должен быть заведен В перечень перечень журналов по охране труда на предприятии входят и такие регистры, как:

прохождения профессиональных медицинских осмотров;
обязательных медицинских осмотров на рабочем месте для определенных категорий профессий;
к опасным работам и другие, перечень которых зависит от сферы деятельности хозяйствующего субъекта.

Важно. Лица, на которых возложена обязанность по ведению журналов по ОТ, должны обеспечивать регистрам сохранность в течении срока, определенного действующим законодательством. Для хранения регистров хозяйствующим субъектом создаются архивы.

О заполнении журнала регистрации инструктажа на рабочем месте смотрите видео.

Когда требуются документы?

Необходимость использования регистров определена их названием. Например, журналы вводного инструктажа на рабочем месте используются при приеме сотрудников на работу и ознакомлении их с ОТ в организации, а повторного инструктажа необходимы при проведении планового обучения.

Порядок ведения регистров определен инструкцией Министерства труда и Положением по ОТ, разработанным хозяйствующим субъектом. Составляются Положения в соответствии с нормами действующего законодательства.

Все необходимые журналы по охране труда на предприятии являются частью системы ОТ хозяйствующего субъекта и должны заполняться в обязательном порядке. Ведутся они в полном соответствии с регламентами действующего законодательства. Часть из них может быть заменена регистрами другой формы. Например, журнал выдачи рабочей одежды и обуви может быть заменен личными карточками учета выданной работнику спецовки.Ведение каких журналов по ОТ обязательно, а каких нет?

Хозяйствующие субъекты с маленькой численностью сотрудников могут заключить договор об оказании услуг по охране труда со специализированными организациями. Обязанность по ведению всех необходимых регистров будет возложена в таком случае на сторонние организации. Исключение составят журналы инструктажа на рабочем месте.

Командированные для работы в стороннюю организацию сотрудники или работники субподрядных организаций перед тем, как преступить к работе проходят инструктаж по охране труда. Они обеспечиваются специальной одеждой, обувью и средствами защиты. Каждый хозяйствующий субъект, использующий в своей работе работников других юридических лиц, обязан вести соответствующий журнал инструктажа сторонних организаций.

Он содержит в себе обязательные для заполнения графы, предназначенные для указания порядкового номера записи, даты её совершения, ФИО инструктируемого, его должности или профессии, назначение инструктажа, подписи инструктируемого.

Все регистры имеют общие графы для заполнения, которые должны содержать полную информацию о дате и порядковом номере совершения какого-либо события. Например, выдачи инструкции или допуска к каким-либо работам. Все, внесенные в регистр записи, удостоверяются подписями ответственного за проведения фиксируемой в документе операции лица, а так же получателем услуги. В регистр вносится их полное имя, сведения о профессии или должности.

Список журналов по охране труда на предприятии ведется уполномоченными на то приказом руководителя лицами. Помимо инспекторов или специалистов по ОТ, такая обязанность может быть возложена на мастеров участков, прорабов, бригадиров, начальников цехов и т. п. Все они должны иметь аттестацию по ОТ.

Какой срок хранения?

Сроки хранения журналов по охране труда для частного предприятия определен Приказом Министерства культуры РФ, зарегистрированным под № 558 в августе 2010 года. Этот документ является основным нормативным регламентом для государственных архивов. Минимальный срок хранения не должен быть меньше 10 лет.

Важно. Практика показывает, что в некоторых случаях, связанных с потерей здоровья работником и в некоторых иных случаях могут понадобиться документы с более давним сроком. Поэтому, работодателям лучше сохранять документы, касающиеся ОТ, до 45 лет.

Для хранения документов могут быть использованы архивы хозяйствующего субъекта.

В перечень обязательных для ведения регистров по охране труда входят различного рода приказы, инструкции, методические пособия, допуски, распоряжения и положения. На всех сотрудников должны быть заведены личные карточки. Для определенных видов работ требуются специальные свидетельства об аттестации по ТБ и ОТ. Отсутствие у хозяйствующего субъекта необходимых регистров по охране труда может привести к наложению штрафов на руководителя. В числе наказанных окажутся и сотрудники, на которых возложены обязанности за ведение регистров по ОТ. Все меры наказания принимаются на основании статьи