Хранение документов в ведомственном архиве организации. Ведомственные архивы

Являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.

Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.

В и разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема-передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.

К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.

Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984).

Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый Государственный архивный фонд. Это означало отмену принципа постоянного хранения дел. В соответствии с декретом, дела необходимые для повседневной работы оставались в помещениях ведомства, но поступали в распоряжение Главного управления архивным делом.

Декрет Совета народных комиссаров РСФСР от 31 марта 1919 года «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а так же основы экспертизы их ценности.

В 1924 году Центрархив РСФСР начал разработку «Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». В 1925 году они были утверждены коллегии Центрархива и направлены в ведомства.

В конце 20-х годов состояние архивного дела на местах было неудовлетворительное. Налаживанию ведомственного хранения документов препятствовало отсутствие действенного контроля со стороны Центрального архивного управления. Акты обследования состояния ведомственных архивов сводились только к констатации недостатков.

Декрет о хранении и уничтожении архивных дел установил только порядок проведения экспертизы ценности дел специальной комиссией. Возникла необходимость в разработке ведомственных перечней дел, подлежащих постоянному и временному хранению. Но ведомства не занимались этой работой. Поэтому было предложено создать общий для всех учреждений перечень дел по типовым видам документов.

В первой половине 30-х годов архивные учреждения РСФСР приняли меры для налаживания ведомственного хранения документов низовых организаций, особенно колхозов и совхозов. В циркуляре ЦАУ РСФСР от 17 ноября 1930 года предлагалось немедленно взять на учет архивы этих организаций, осуществить прием на государственное хранение документов по 1927 год и обеспечит сохранность документов за более позднее время.

5 февраля 1936 года было принято постановление ЦИК и СНК СССР «ОБ упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР». В этом постановлении был определен состав документов ведомственного архива; организационно-правовое положение ведомственных архивов: отдел в составе народного комиссариата.

Все наркоматы и ведомства в обязательном порядке должны были пересмотреть состав архивов, изъять документы с истекшими сроками хранения, разработать перечни дел, не подлежащие дальнейшему хранению, оснастить архивы необходимыми техническими средствами и помещениями.

В связи с принятием этого постановления между архивами наркоматов было развернуто соревнование. 28 февраля 1936 года было утверждено «Типовое положение об архиве наркомата (центрального учреждения). Этим положением были установлены организационная структура архива, его задачи, права и обязанности заведующего архивом.

В 1936 году была развернута планомерная работа по проверки ведомственных архивов.

Все это дало свои положительные результаты. К 1 октября 1936 года полностью привели в порядок документы архивы секретариатов ЦИК СССР и ВЦИК, управлений делами СНКА СССР и РСФСР большинство наркоматов. В начале 1937 года некоторые наркоматы предприняли попытку улучшить состояние ведомственных архивов своих систем.

На установление контактов с ведомствами была направлена работа архивных учреждений в этот период.

ЦАУ СССР и РСФСР взято на учет 289 ведомственных архивов, согласовано 19 перечней документов со сроками хранения.

Постановление ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 года окончательно определило статус ведомственных архивов, заложило основы современной системы организации ведомственного хранения документов.

В середине 30-х годов в поисках новых форм хранения документов некоторые учреждения стали создавать объединенные межведомственные архивы. В архивах ряда наркоматов стали сосредотачиваться дела не только структурных подразделений, атак же и организаций непосредственного подчинения.

К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединенных ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций.

В Положении о Государственном архивном фонде СССР от 29 марта 1941 года сохранялась сложившаяся разновидность ведомственных архивов: архив учреждения и объединенный архив, с наделением их функции контроля за архивной частью делопроизводства и постановкой архивного дела как в учреждении, так и в подведомственных ему организациях.

В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети.

Проходившая в конце 50-60-х годов перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.

Важную роль в налаживании работы ведомственных архивов сыграло постановление Совета министров СССР от 25 июля 1963 года « О мерах по улучшению архивного дела в СССР». После его принятия министерства и ведомства стали больше уделять внимания обеспечению сохранности документов, приведению их в надлежащий порядок, в учреждениях активизировалось создание специальных архивов для концентрации материалов подведомственных организаций. Местные органы государственного управления приняли решение о создании объединенных архивов: здравоохранения, народного образования, торговли.

В конце 60-х годов в РСФСР появились первые объединенные междуведомственные архивы для хранения документов сельскохозяйственных учреждений

Решающее влияние на распространение объединенных архивов оказало постановление Совета министров РСФСР от 27 мая 1969 года «О мерах по дальнейшему улучшению архивного дела в РСФСР» Постановление обязывало министерства и ведомства создавать архивы для концентрации и централизации хранения документов подчиненных им учреждений. Объединенные ведомственные архивы должны были содержаться за счет средств получаемых по договорам от учреждений и предприятий за централизованное хранение пи использование архивных документов.

К 1971 году количество объединенных архивов выросло с 30 до 190.

Одновременно Главархив СССР предпринял усилия для методического обеспечения организации объединенных архивов. Появились рекомендации по созданию объединенных архивов и их комплектованию, а так же типовое положение об объединенном ведомственном архиве. В них говорилось о целесообразности создания таких архивов в системах органов государственного управления, суда и прокуратуры, в промышленности, сельском хозяйстве, строительстве, на транспорте, а так же в отраслях, связанных с обслуживанием населения.

Изменения, происходившие в управлении народным хозяйством в первой половине 70-х годов, оказали заметное влияние на расширение сети объединенных архивов в сфере материального производства. После выхода постановления Совета Министров РСФСР от 31 мая 1977 г. с указанием активизировать работу по созданию объединенных архивов почти в овсех автономных республиках, краях и областях местными органами власти принимались решения о создании укрупненных ведомственных архивов, а для междуведомственных архивов по сельскому хозяйству утверждались штатные расписания и фонд заработной платы, списки учреждений, передающих документы, выделялись помещения.

12 июня 1981 года Главархив СССР утвердил Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного объединения, согласно которому такой архив хранил документы управления (дирекции), головной организации объединения, структурных единиц объединения, учреждений, организаций и предприятий, подчиненных объединению.

Несмотря на расширение сети объединенных архивов, его темпы не устраивали сотрудников архивной службы. По инициативе Главархива РСФСР 13 августа 1980 года было издано постановление Совета министров РСФСР, которое послужило дополнительным стимулом в создании объединенных архивов. В 1980 году было создано 33 архива в 18 автономных республиках, краях и областях, в 1981-23, в 1982-48 архивов.

Архивы создавались в пределах общей штатной численности и фонда зарплаты, выделенных министерствам, дополнительных штатов не выделялось. На начало 80-х годов была утверждена на республиканском уровне должность заведующего объединенным архивом.

В 1986 году выходят «Основные правила работы ведомственных архивов», в которых вопросы работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, учета документов получили более обстоятельное развитие и конкретизацию. Правила в полном объеме отражают все изменения произошедшие в ведомственном хранении за последние двадцать лет (после выхода первых правил в 1963 году).Важно включение впервые в правила работы ведомственных архивов таких разделов как классификация документов в пределах архивного фонда, работа с документами по личному составу, организация работы архива: планирование, учет и организация труда. Система ведомственных архивов включает в себя: архив организации, центральный архив министерства, ведомства, центральный отраслевой архив

министерства или ведомства, объединенный ведомственный архив, объединенный междуведомственный архив.

В начале 90-х годов в Российской федерации насчитывалось около 940 укрупненных ведомственных архивов, где было сосредоточено примерно 21 млн.дел В этот период проблема сохранности и использования докмуентов на ведомственном уровне встала с особой остротой из-за разрушения союзных структур управления. Огромные документальные комплексы часто оставались бесхозными. Поэтому Правительство РСФСР 14 ноября 1991года было издано распоряжение об обеспечении сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств СССР.

Реформы привели к тому, что взаимоотношения между министерствами и ведомствами, предприятиями, учреждениями резко изменились. Административно-командные отношения ушли в прошлое, появилось множество организаций негосударственного типа. Создание ведомственных архивных служб, в основе которых могли находится объединенные архивы стало практически нереальным. Увеличилась угроза гибели документов, особенно документов по личному составу. Которых накопилось только в учреждениях – источниках комплектования архивов России свыше 70 млн.дел. За 1992-1993гг. по неполным данным только на районном уровне погибло более 50 тыс. таких дел. В этих условиях объединенные архивы представляли эффективную форму хранения документов по личному составу.

По инициативе Росархива Правительство РФ 23 апреля 1992 года издало распоряжение, в котором рекомендовало органам исполнительной власти рассмотреть вопросы создания архивов для хранения документов по личному составу.В ходе выполнения распоряжения во многих регионах были созданы такие архивы. Сеть таких архивов в России развивалась достаточно быстро: в 1986 их было 128, а в 1992 – уже 250. В течение 1992-1993гг. в республиках краях и областях, представляющих 61 субъект Федерации, создано 705 таких архивов, из которых 94% действовало на бюджетном финансировании. В них было сосредоточено более 2,2 млн.дел.

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов. Что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена
подведомственная сеть В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с
документами невозможен. Но тем не менее многие федеральные органы
осуществляют общеотраслевую координацию деятельности

подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов. В последнее годы активизировалась

деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение.

Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение-хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение. Многолетняя практика показала возможность существования целого ряда промежуточных архивохранилищ в российских условиях.

(1990-е – н. 2000-х гг.)

Г.В.Разоренова, главный специалист Управления по делам архивов Калужской области

ведомственное хранение документов
источники комплектования архивов
паспорта архивов организаций
сведения о состоянии хранения документов в источниках комплектования архивов
анализ итогов паспортизации ведомственных архивов.

Качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое организациями в течение периода, установленного нормативными документами. Сроки ведомственного хранения документов установлены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Одной из главных задач ведомственных архивов (или других структурных подразделений организаций, на которые возложены их функции) всегда было и остаётся обеспечение сохранности документов организации и подготовка их к передаче на государственное хранение.

В Российской Федерации в целом, и в Калужской области в частности, действует большое количество учреждений, организаций и предприятий. Например, в Калужской области насчитывалось организаций: на 1 января 1998 года - 17 843, в 1999 - 18 650, 2000 – 20 003, 2001 – 21 214, 2002 – 22 867, 2003 – 24 234, 2004 – 25 537, 2004 – 25 537, 2005 – 26 583, 2006 – 27 890. Однако, только некоторые из них сдают свои документы на государственное или муниципальное хранение и, таким образом, являются источниками комплектования архивов (источник комплектования архива это «юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив»).

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора».

Это же положение закреплено и развито в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. Правила определяют, что «государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации».

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путём изучения организационно–распорядительных, планово–отчётных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно–политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб её деятельности и др. На основании проведённого анализа делается вывод о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива.

Таким образом, списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведёт наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие её правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.

В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» «организации – источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчётного года составляют и представляют в соответствующие архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря … г. в зависимости от состава документов, образующихся в процессе деятельности этих организаций». Существует три разновидности паспорта архива организации: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию; паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументацию; паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию.

В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется один из паспортов или все три паспорта. Паспорт архива является основным документом централизованного учёта в ведомственном архиве. «Для того чтобы механизм централизованного учёта чётко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учётных документов в вышестоящие органы. Поэтому очень важно своевременно представить паспорт архива организации в государственный (или муниципальный) архив, источником комплектования которого он является, чтобы архивисты могли вовремя суммировать данные, полученные по всем источникам комплектования»

В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря … года.

Государственные и муниципальные архивы в соответствии с Регламентом на основании представленных паспортов составляют сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов на 1 декабря … г. и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в котором на основании представленных сведений составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. и направляются 1 раз в 3 года в Федеральное архивное агентство России.

Федеральное архивное агентство России составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных архивов, государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. Анализ данных паспортизации за определённый период времени позволяет выявить тенденции, которые происходят в организации ведомственного хранения документов учреждений-источников комплектования архивов как в целом по Российской Федерации, так и по субъектам Российской Федерации.

В 90–е годы ХХ века в Калужской области (как и в целом по стране) прослеживалась увеличение количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В 2000-е годы при росте общего количества организаций наблюдается сокращение количества государственных и негосударственных организаций-источников комплектования архивов. Связано это с проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, которые повлекли за собой преобразования в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, их ликвидация. На 1 декабря 1993 г. в списках источников комплектования архивов Калужской области числилось 1546 организаций, на 1 декабря 2006 г. – 1389 (из них 345 негосударственных).

Одной из наиболее сложных и важных в настоящее время является проблема обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве. «В основе комплекса мер по сохранению документов лежит развитие и совершенствование материально-технической базы архивов. Слагаемыми материально–технической базы являются здания, средства хранения, оборудование для поддержания нормативных режимов хранения документов, оборудование, обеспечивающее консервацию и улучшение физического состояния документов, а также их безопасное использование». Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Оптимальные условия для хранения документов обеспечиваются, в первую очередь, предоставлением для ведомственного архива помещения. Анализ сведений о состоянии хранения документов в учреждениях–источниках комплектования архивов показывает, что обеспеченность помещениями ведомственных архивов Калужской области остаётся примерно на одном уровне: на 1 декабря 1993 года – 457 (29,6 %), на 1 декабря 2006 – 497 (35 %). Итоги паспортизации на 1 декабря 2006 годы показали, что в Калужской области этот показатель чуть ниже, чем в целом по стране (39 %).

Положительным моментом в состоянии хранения документов в учреждениях Калужской области в 2000–е годы является значительное увеличение количество штатных работников архивов в учреждениях: на 1 декабря 1993 года – 36 (2,3 %), на 1 декабря 2006 г. – 108 (7,8 %). Такая же тенденция в последние годы прослеживается по всей стране (по сравнению с 2003 г. количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось с 6 до 8 %).

В обеспечении качественного комплектования архивов большую роль играют экспертные службы. При Федеральном архивном агентстве России действует Центральная экспертно–проверочная комиссия (положение о ЦЭПК утверждено приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22).

В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:

«определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;
рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;
осуществление научно–методического руководства деятельностью экспертно–проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий федеральных органов государственной власти, организаций».

В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно–проверочные комиссии (ЭПК). ЭПК создана и действует в Управлении по делам архивов Калужской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и др. вопросы.

В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённого приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. ЭК создаётся приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее трёх–пяти человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК. Основными функциямиэкспертных комиссий учреждений является рассмотрение проектов номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел учреждения, отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.Сложившаяся в стране, и в том числе в Калужской области, система экспертных органов позволяет решать в коллегиальном порядке все вопросы (в том числе и спорные) по организации и проведению экспертизы ценности документов, установлению сроков хранения документов, составлению номенклатур дел, описей дел.

Полнота состава документов, поступающих на государственное хранение, во многом зависит от качественного составления номенклатур дел учреждений, организаций и предприятий. Правила составления номенклатуры дел закреплены в «Основных правилах работы архивов организаций». Необходимо отметить, что пересоставление и согласование с ЭПК номенклатуры дел производится не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций или структуры организации номенклатура дел также подлежит согласованию с ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Уточнение номенклатуры дел организации должно проводиться ежегодно. Для этого в номенклатуру дел вносятся необходимые уточнения, она перепечатывается и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов используются типовые и ведомственные перечни документов. Типовые перечни «охватывают всю документацию, характерную для деятельности учреждений, независимо от их отраслевой направленности, отражающую обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий функции общего руководства отраслью, контроля, планирования, финансирования, учёта и т.п., а также наиболее распространённые виды документов нетипового характера». Ведомственный перечень представляет собой «справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы, предусматривающий максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности организаций этого ведомства, и с указанием сроков хранения каждой категории документов. Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства».

Обеспеченность учреждений, организаций и предприятий–источников комплектования архивов номенклатурами дел по данным паспортизации ведомственных архивов в 2006 году Калужской области ниже, чем в целом по России (83 %) и несколько снизилась по сравнению с 1993 годом: на 1 декабря 1993 – 1351 (83, 3%); на 1 декабря 2006 – 981 (70, 6%).

Анализ паспортизации ведомственных архивов позволяет выявить степень обеспеченности учреждений, организаций и предприятий инструкциями по ведению делопроизводства. Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно–правовых актов. Её функциональное назначение заключается в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности и единого порядка обращения с документами учреждения в процессе деятельности.

Обеспеченность инструкциями по ведению делопроизводства в Российской Федерации на 1 декабря 2006 г. составляла 62 % и по сравнению с 2003 годом существенно не изменилась. По Калужской области имеются следующие данные: на 1 декабря 1993 – 767 (49,6%); на 1 декабря 2006 – 684 (49%). Инструкции разрабатываются учреждениями на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти «с учётом соответствующих положений других нормативно–правовых и организационно–распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых имеют обязательную силу для предприятия. При разработке инструкции принимаются во внимание особенности организации и специфика её деятельности».

Осуществление планомерного и качественного комплектования непосредственно зависит от степени подготовленности документов к передаче на государственное хранение. По Российской Федерации процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение на 1 декабря 2006 г. составил 71,4 % (за последние 10 лет по России он держится на уровне 71–73 %). По данным паспортизации ведомственных архивов полностью подготовили документы к передаче на госхранение в Калужской области: на 1 декабря 1993 – 635 организаций (41 %); на 1 декабря 2006 – 356 (25,6 %). Связано это, в первую очередь, с тем, что в связи с тяжёлым финансовым положением большинства организаций в 90–е годы в отдел ведомственных архивов (за счёт спецсредств) Государственного архива Калужской области практически не поступали заявки на обработку документов, проводимые работы часто не оплачивались или оплачивались не в полном объёме.

Также в связи с массовой ликвидацией учреждений в 90–е годы объёмы научно-технической обработки документов по личному составу были настолько велики, что возникла необходимость в первоочередной НТО документов по личному составу (в том числе организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, в которых основной объём документов – документы по личному составу. И в организациях–источниках комплектования архивов количество документов по личному составу, которые нуждались в научно–технической обработке, превышало количество неупорядоченной управленческой документации. Например, за третий квартал 1992 года отделом ведомственных архивов (за счёт спецсредств) ГАКО была проведена обработка 3296 дел по личному составу и 308 дел постоянного хранения (при плане соответственно 1000 дел и 1200 дел). План по упорядочению документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий на договорных началах за 1992 год был выполнен на 150,4 % (план 4,4 тыс. дел, факт – 6 617 дел).

В 2000-е годы положение несколько стабилизировалось, однако объём документов по личному составу, упорядоченных архивными учреждениями Калужской области на договорной основе практически ежегодно превосходил количество упорядоченных дел управленческой документации. Кроме того, упорядочение проводилось в основном в ликвидированных организациях, и большая часть упорядоченных документов поступила на хранение в государственные архивы.

Таблица 1

Динамика упорядочения документов на договорной основе архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Год	Кол-во упорядоченных дел управленческой документации	Кол-во упорядоченных дел по личному составу
2001	2052	1755
2002	2567	3343
2003	2069	2397
2004	2610	2847
2005	4096	1900
2006	2125	3153
2007	2663

Таким образом, за рассматриваемый период произошло значительное уменьшение количества упорядоченных дел управленческой документации, внесённых в описи: на 1 декабря 1993 г. – 144 922 (79,2 %); на 1 декабря 2006 г. – 113 299 (56,8 %).

В современных условиях невозможно строить научно–теоретическую и практическую работу в области комплектования и экспертизы ценности документов без учета факторов документообразования. В связи с этим актуальной задачей архивных учреждений является изучение интенсивности образования документов постоянного хранения в действующих учреждениях. Цель этой работы – установить количество ежегодно образующихся дел постоянного хранения и рассчитать объёмы поступлений документов на государственное хранение.

В 90-е годы количество образующихся дел постоянного хранения в организациях неуклонно сокращалось. Причина в том, что многие виды документов, которые велись ранее, не заводились в делопроизводстве. В последние годы, как в целом по стране, объем документооборота на 01.12.2006 г. по сравнению с 2003 г. возрос в целом на 13,6 тыс. дел или на 1,2 % и составил 1 млн. 116 тыс. дел, однако, учитывая то, что количество организаций в списках источников комплектования значительно сократилось, то расчёты показывают реальное увеличение на 11 %), так и по Калужской области наблюдается некоторый рост объема документооборота: на 1 декабря 1993 г. – 14 527; на 1 декабря 2006 г. – 10 466.
Объём дел управленческой документации, находящихся на ведомственном хранении, в последние годы несколько увеличивается. Всего хранится управленческой документации: на 1 декабря 1993 г. – 183 092; на 1 декабря 2006 г. – 199 407

Связано это, прежде всего, с тем, что архивные учреждения Калужской области в основном осуществляют приём на хранение документов ликвидированных учреждений в связи с загруженностью архивохранилищ. Значительно увеличился и превосходит по объёму приём дел по личному составу.

Таблица 2

Динамика приёма документов на государственное хранение архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Год	Количество дел управленческой документации	Количество дел по личному составу
2001	5 098	14 652
2002	7 391	12 580
2003	10 772	12 987
2004	12 148	43 150
2005	9 885	17 433
2006	13 619	14 013
2007	7 458	8 969

По–прежнему велико количество дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока. Это связано со значительным сокращением приёма дел на государственное хранение из–за отсутствия в архивах свободных площадей для приёма документов от ведомств, аварийного состояния архивохранилищ, приёма дел от ликвидированных учреждений, в том числе по личному составу. На 1 декабря 1993 г. в ведомственных архивах Калужской области хранилось сверх установленного срока – 70 535; на 1 декабря 2006 г. – 49 333.

Таким образом, организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов документами. Анализ итогов паспортизации ведомственных архивов за 1990–е – начало 2000–х годов позволяет сделать вывод о том, что по некоторым показателям состояния хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов удалось добиться улучшения и стабилизации (наличие помещений, ведомственных архивов, штатных сотрудников). Улучшилось финансовое положение большинства организаций, что позволяет проводить научно–техническую обработку, экспертизу ценности документов силами специалистов–архивистов. Вместе с тем в связи с недостатком площадей для размещения документов в государственных и муниципальных архивах не удаётся наладить плановый и своевременный приём упорядоченных документов от учреждений по истечении сроков ведомственного хранения документов, что нередко впоследствии приводит к утрате части документов.

Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации архивными учреждениями выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание при планировании работы государственных и муниципальных архивов. Порядок составления и оформления паспортов рассматривается на семинарах, которые проводят сотрудники государственных и муниципальных архивов. Работники ведомственных архивов в ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно–методических документах по делопроизводству и архивному делу.

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций , а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ - Основные правила работы ведомственных архивов . Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

первый раз - работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
второй раз - работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе - временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД. Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , при доработке проекта новых Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

Общие положения.
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
учет документов;
комплектование архива организации документами;
организация использования архивных документов;
передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г., Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное их назначение - установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации - источника комплектования государственного и муниципального архива, - PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Кроме рассмотренных положений, в данном разделе устанавливается порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов (п. 2.39-2.43), организации розыска необнаруженных документов (п. 2.44), порядок выдачи документов из архивохранилища (п. 2.45-2.48), а также порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (п. 2.49).

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях . Проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

Согласно п. 2.11.5 Порядка 2007 г. внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп) проводятся:

в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы,
при смене заведующих архивохранилищами.

По результатам проверки составляются следующие акты:

проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3);
о технических ошибках в учетных документах (при их обнаружении) (приложение № 4);
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5).

Порядок выдачи документов из архивохранилища. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (если архив является структурным подразделением):

работникам структурных подразделений организации;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в установленном порядке;
иным пользователям по письменному заявлению.

Срок выдачи документов из архивохранилища не должен превышать:

одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Предусматривается возможность продления срока выдачи документов - с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.

Документы из архивохранилища не выдаются:

при наличии фонда пользования;
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр - обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации - состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
список фондов (приложение № 12);
лист фонда (приложение № 13);
опись дел, документов (приложения № 14-16);
реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Раздел IV. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Посвящен вопросам комплектования архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами . Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации.

Установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. документы по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве . Исключение составляют документы по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, - они передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения служащих.

Обратите внимание

Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), как это уже давно сложилось в практике работы архивов организаций, в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В новых Правилах указано, что дела передаются в архив организации после проведения экспертизы их ценности. По этой причине в данном разделе устанавливается порядок проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив организации, составления описей дел структурных подразделений, на основании которых дела передаются в архив организации, а также подчеркивается, что до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В положениях раздела обращается внимание на то, что описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации, как правило, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовывает описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Организации - источники комплектования государственного (муниципального) архива представляют описи дел документов постоянного срока хранения и по личному составу (годовые разделы), согласованные ЭК организации, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения:

постоянного срока хранения - на утверждение;
по личному составу - на согласование.

После того как описи дел, документов утверждены и согласованы ЭПК, эти описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации. Далее дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, не должны проводить согласование описей дел по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

Обратите внимание

В п. 4.13 новых Правил устанавливается, что электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте.

Особое внимание в данном разделе Правил уделено номенклатуре дел организации. Согласно основным положениям она:

закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
составляется по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 26).

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Правилами устанавливается порядок подготовки к передаче в архив организации электронных документов. В частности, предусмотрено, что отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу. Формы описей электронных дел, как мы уже говорили, приведены в приложениях № 17, 18 к новым Правилам.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

виды запросов (тематического и социально-правового характера);
требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

наличие фонда пользования;
плохое физическое состояние документов;
документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Р аздел IV. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Определяет порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. В данном разделе устанавливается, что:

организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.

Новые Правила устанавливают порядок передачи документов. В них подчеркивается, что документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, а передача документов в государственный (муниципальный) архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 30).

Раздел VII. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

Определяет порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации . В данном разделе устанавливается, что передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Резюме

1. Новые Правила - это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации:

организация хранения документов,
учет документов в архиве,
комплектование архива документами
использование архивных документов.

2. Поскольку данные Правила - это нормативный документ, не исключено, что в процессе применения его на практике может возникнуть потребность в методическом дополнении документа (разработке рекомендаций, методических рекомендаций по Правилам в целом или отдельным разделам Правил).

3. Основное принципиальное отличие новых Правил от других документов заключается в том, что данные Правила - это нормативный документ. Основные правила 2002 г. носят рекомендательный характер, Основные правила 1985 г. были нормативно-методическим документом . По этой причине новые Правила намного меньше по объему: они содержат только те положения (правила, требования), которые должны применяться в обязательном порядке. Все остальное - то есть, как это делать, - отдано на откуп архивистам.

4. Можно сказать, что требований стало меньше. Сокращено количество форм документов, которые носят обязательный характер. Раньше их было более 40: в Основных правилах № 263 - 44 формы, в Основных правилах - 48, теперь, в новых Правилах, - 30. Это значит, что архивы могут применять свои формы, если есть необходимость. На практике так и было.

5. Новые Правила ориентированы, прежде всего, на организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, но в документе это прямо не прописано, поэтому правильнее говорить, что правила адресованы организациям, имеющим свой архив.

Утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила 1985 г.). Фактически утратили силу с изданием приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утвердившего новые Правила, рассматриваемые нами в статье.

Помимо архивов, подведомственных Федеральному архивному агентству, в России существуют архивы, действующие на особых основаниях.

Архив внешней политики Российской империи (хранящий документы дипломатического ведомства до 1917 г., г. Москва) и Архив внешней политики Российской Федерации (хранящий документы МИД и его учреждений советского и постсоветского периода, г. Москва), образованные в 1946 г., подчинены Историко-дипломатическому департаменту МИД.

Первый из этих архивов хранит свыше 550 тыс. дел, второй - более 1 млн 300 тыс. дел.

Архив внешней политики Российской империи включает материалы Коллегии иностранных дел (1720-1832 гг.), центральных учреждений МИД Российской империи (1802-1917 гг.), заграничных учреждений внешнеполитического ведомства России (посольств, консульств, миссий и т.д.), различных временных учреждений МИД, комиссий, обществ, личные фонды российских дипломатов. Архив хранит также коллекции микрофильмированных документов из иностранных и российских архивов и микрофильмы трофейных архивов, возвращенных в разные годы советским правительством их законным владельцам. В 1995 г. впервые был издан путеводитель по этому архиву .

Архив внешней политики Российской Федерации хранит международные договорные акты, фонды центральных учреждений Народного комиссариата иностранных дел (НКИД), а затем МИД РСФСР и СССР, в том числе фонды секретариатов наркомов (министров), их заместителей, членов коллегии НКИД (МИД), фонды центральных учреждений (департаментов, референтур) по конкретным странам и группам государств, с которыми РСФСР и СССР поддерживали дипломатические и торговые отношения, фонды посольств, а также представительств при различных международных организациях (например, ООН ), фонды международных совещаний и конференций, включающие как документы советских (российских) делегаций, так и официальные документы этих конференций и совещаний, фонды личного происхождения.

Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск Московской области) является одним из крупнейших архивохранилищ страны. Он был основан в 1936 г. как отдел архивов Народного комиссариата обороны СССР. Архив подчинен Архивной службе Вооруженных Сил Российской Федерации и относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны. В 1992 г. был сформирован филиал ЦАМО в г. Пугачеве Саратовской области.

Архив содержит около 90 000 фондов, включающих 18 600 000 ед. хр.:

- материалы военных учреждений и соединений по истории Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., в том числе наградные документы (приказы о награждении и наградные листы), личные дела офицеров и генералов;
- картотеку потерь сержантского и рядового состава, картотеку находившихся в плену и освобожденных советскими войсками, картотеки персонального учета офицерского и генеральского состава, потерь офицерского и генеральского состава, военнопленных офицеров и генералов, погибших в плену; картотеку награжденных орденами и медалями на весь личный состав Красной Армии (включая рядовых и сержантов).

Значительная часть хранящихся в ЦАМО документов времен Великой Отечественной войны до сих пор не рассекречена.

Центральный военно-морской архив Министерства обороны РФ

(ЦВМА МО РФ, г. Гатчина Ленинградской области) хранит аналогичные материалы по советскому флоту за период Великой Отечественной войны.

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны (г. Санкт-Петербург) содержит сведения о советских военнослужащих, находившихся во время войны на излечении в госпиталях и других военных медицинских учреждениях.

Российская Академия наук имеет собственную сеть архивов.

Архив РАН был основан еще в 1728 г., т.е. почти одновременно с образованием самой Академии. Его древнейшая часть находится в Санкт- Петербурге. Здесь хранятся документы академических учреждений, а также личные фонды видных ученых (в том числе и не являвшихся членами Академии наук) со второй четверти XVIII в. В 1936 г. в связи с перемещением многих академических учреждений в Москву было образовано отделение академического архива, в котором оказались сосредоточены материалы главным образом позднейшего периода - с середины 1930-х гг. После 1963 г. туда же было переведено управление архивом, а хранилище в Петербурге стало отделением. В настоящее время оно имеет статус Санкт- Петербургского филиала Архива РАН.

С 1933 по 1963 г. в серии «Трудов» этого архива было издано пять томов обозрений хранящихся в нем материалов. Обозрения включают краткие сведения по истории фондообразователей, о составе и объеме материалов. По личным фондам приводятся перечни основных корреспондентов. Все тома снабжены именными, предметными и географическими указателями. В первом томе опубликован очерк истории архива. Пятый том содержит полный список «Трудов» и «Указатель обозрений личных фондов и разрядов (коллекций), напечатанных в “Трудах” Архива АН СССР».

Кроме центрального архива, существуют архивы филиалов РАН, а также архивы центральных научно-исследовательских учреждений. К числу последних принадлежат, например, Рукописный отдел Института русской литературы (Пушкинского дома) и Архив Санкт-Петербургского института истории РАН. В основу этого архива легли три основных комплекса документов: собрание Археографической комиссии, учрежденной в 1837 г.; материалы Рукописного отдела Библиотеки Академии наук, переданные ему в 1931 - 1932 гг., и коллекция отечественных и западноевропейских источников, собранная Н. П. Лихачевым. Архив Института истории насчитывает несколько сотен тыс. ед. хр. документов местных учреждений России XVI-XIX вв. (Астраханской приказной палаты, Походной канцелярии кн. А. Д. Меншикова и др.), монастырей, архиерейских домов и церквей, поместно-вотчинных и личных фондов (в частности, гр. Воронцовых), а также ценнейших документов по истории западноевропейского феодализма.

Академические учреждения имеют «действующие» архивы, в которых временно хранятся материалы, образующиеся в процессе их деятельности, до сдачи в общеакадемические архивы.

Депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых утверждается Правительством РФ.

Наряду с уже упомянутыми МИД и Министерством обороны, это - МВД, Служба внешней разведки, ФСБ, Федеральная служба охраны Российской Федерации, Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, Федеральная служба исполнения наказаний, Федеральная миграционная служба, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», ОАО «Роскартография», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных», Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд», Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм», Российская академия образования, Российская академия художеств, Российская академия архитектуры и строительных наук, а также присоединенные ныне к РАН Российская академия сельскохозяйственных наук и Российская академия медицинских наук.

Хранение документов, входящих по своему значению в АФ РФ, в ведомственных архивах министерств и федеральных службах, осуществляющих деятельность в области внешней политики, безопасности государства и охраны общественного порядка, осуществлялось, по понятным соображениям, и в советское время, но зачастую не было специально узаконено. В настоящее время оно конституировано Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 и дополнениями к нему.

Так называемые отраслевые фонды, также создававшиеся еще в советское время и сосредоточившие документы, содержащие, например, геологическую или гидрометеорологическую информацию, образованы с целью концентрации и эффективного использования документов, имеющих практическое значение для данной отрасли.

Отделы рукописей крупнейших библиотек и исторических музеев также являются хранителями архивных материалов. Как правило, в отделах рукописей хранятся личные фонды, собрания материалов и отдельные документы, поступившие от частных лиц. Материалы государственных учреждений представлены лишь сравнительно случайными документами. По объему хранимых материалов и их широкому тематическому диапазону выделяются отделы рукописей Российской государственной библиотеки (РГБ, г. Москва), Российской национальной библиотеки (РНБ, бывшая Государственная публичная библиотека, г. Санкт-Петербург),

Государственного исторического музея (ГИМ, г. Москва), а также Военно-исторического музея артиллерии , инженерных войск и войск связи (ранее - Артиллерийский исторический музей, г. Санкт-Петербург).

По фондам Отдела рукописей РГБ в 1948 г. издан путеводитель . Он состоит из кратких справок о фондообразователях и характеристик состава и содержания документов, а также указателя личных имен и названий. Сведения о позднейших ежегодных поступлениях материалов опубликованы в «Записках Отдела рукописей» . Ценным справочным пособием к материалам Отдела рукописей является «Указатель воспоминаний, дневников и путевых записок XVIII-XIX вв.» , снабженный указателями имен, географических названий, предметным и хронологическим. В 25-м выпуске «Записок Отдела рукописей» опубликована библиография всех его изданий за 1918-1953 гг. - указателей, каталогов, обзоров, описаний и т.п. Библиография снабжена указателем фондов, коллекций и собраний, сведения о которых содержатся в изданиях Отдела рукописей.

Общая характеристика документов, хранящихся в Отделе рукописей РНБ, содержится во многих изданиях, посвященных истории библиотеки. Специально обзору документов посвящены работы Н. Н. Розова и Л. А. Мандрыкиной . Сведения о ежегодных поступлениях новых материалов за 1852-1912 гг. публиковались в «Отчетах» библиотеки, а за последующие годы в «Кратких отчетах о новых поступлениях» в виде отдельных изданий или в составе «Сборников» и «Трудов» библиотеки. Отметим, в частности, «Краткий отчет Рукописного отдела за 1914-1938 гг.» и «Краткий отчет о новых поступлениях за 1939-1946 гг.». Отчеты включают краткие справки о фондообразователях и вновь поступивших материалах и снабжены указателями.

Государственным историческим музеем опубликованы путеводитель по фондам личного происхождения (с указателями) и первая часть общего справочника к материалам рукописного отдела (последнее издание состоит из ряда обзоров документов по темам и характеру источников).

Особенностью архива Артиллерийского исторического музея (образован в 1872 г.) является то, что его основу составляют материалы государственных учреждений, ведавших артиллерией русской армии, - Главного артиллерийского управления Военного министерства и его предшественников с XVII в. и, в основном, до Октябрьской революции. Среди них - документы не только военного и технического характера, но и содержащие данные о деятельности заводов артиллерийского ведомства, о революционном движении рабочих и др. В архиве хранятся также материалы Русского военно-исторического общества. Путеводитель по архиву содержит систематические обзоры фондов и коллекций; он снабжен предметно-тематическим, географическим и именным указателями.

Архив внешней политики Российской империи: путеводитель. М., 1995. Записки Отдела рукописей [ГБЛ] (Записки OP). Т. 1-50. М., 1938-1995.