Расчеты с контрагентами , под которыми прежде всего понимают расчеты с поставщиками и покупателями, в современных условиях ужесточения конкуренции и нестабильной рыночной конъюнктуры, становятся одним из ключевых факторов выживания бизнеса. Предприятия отгружают продукцию или оказывают услуги без предварительной оплаты, зачастую предоставляя отсрочку платежа, тем самым, по сути, кредитуя покупателей. Но и на таких условиях дебиторская задолженность погашается не всегда своевременно, что приводит к еще большему омертвлению средств, необходимых для расчетов уже со своими поставщиками.
Поэтому, важно постоянно контролировать движение дебиторской и кредиторской задолженности и отслеживать динамику ее оборачиваемости, с тем, чтобы не допустить кассовый разрыв или недостаток собственных оборотных средств, которой может негативно повлиять на финансовую устойчивость предприятия в целом и, в конечном итоге привести к банкротству.
Еще один немаловажный момент расчетов с контрагентами - это правильно выстроенный документооборот. Грамотно оформленные и своевременно переданные документы только упрочат взаимоотношения с клиентами. С другой стороны, отсутствие или несвоевременно поступление первичных документов, их неполнота, несоответствие законодательным нормам может привести к претензиям со стороны налоговых органов, проявляющимся в доначислении сумм налогов (в первую очередь НДС и налога на прибыль), а так же пеней и штрафов.
Итак, если в Вашей компании:
° большой объем документооборота с контрагентами;
° нет автоматизированных систем для осуществления контроля дебиторской и кредиторской задолженностей;
° перегружены специалисты финансового отдела;
° вследствие регулярных ошибок в бухгалтерских отчетах затрудняется правильная подготовка отчетности.
Готово взять на себя процессы учета взаиморасчетов с контрагентами и, тем самым минимизировать определенные финансовые и налоговые риски
Порядок оказания услуг:
- логистика сбора первичной документации и её контроль;
- полное документальное сопровождение в ходе реализации товаров и/или услуг, включая подготовку закрывающих документов;
- отражение данных по всем хозяйственным операциям, связанным с приобретением и реализацией товаров, работ и услуг в программе 1С, контроль результатов;
- контролирование поступление финансовых средств от покупателей и заказчиков;
- проведение расчетных операций с поставщиками и подрядчиками;
- ведение книги покупок и книги продаж, подготовка деклараций по НДС;
- осуществление сверок расчетов с контрагентами;
- проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности;
- анализ состава динамики и структуры дебиторской и кредиторской задолженности, создание резерва по сомнительным долгам;
- формирование платежного календаря.
В зависимости от объема документооборота, выстроенной системы внутреннего контроля и потребностей фирмы, вы можете как заказать отдельные услуги, например подготовку первичных документов, так и воспользоваться всем спектром услуг по ведению учета взаиморасчетов с контрагентами и контролю задолженности, предлагаемых агентством «Финансы и Право» . Стоимость обслуживания зависит от выбранного вами пакета услуг.
Все взаиморасчеты с контрагентами (клиентами и поставщиками) ведутся в разрезе трех измерений:
- организация,
- партнер/контрагент,
- объект расчетов.
В качестве объекта расчетов могут выступать:
- заказ,
- накладная,
- договор
Тип объекта расчетов выбирается на уровне соглашения.
Расчеты с клиентами
Для начала создадим типовое соглашение о продажах и в качестве объекта расчетов выберем заказы клиентов ЗК (самый детализированный вариант):
В соглашении также указывается и график оплаты ЗК (то, каким образом и в какие сроки будет оплачен ЗК). В нашем примере ЗК будет оплачиваться через 5 дней после отгрузки (т.е. постоплата):
Тут же можно наложить фильтр на тип оплаты, принятой в рамках соглашения:
Помимо постоплаты может быть выбран аванс и предоплата.
Разница между ними в том, что аванс предполагает вариант, что товара у нас еще вообще может не быть (т.е. мы даже не сможем организовать обеспечение товаров в ЗК, пока не зарегистрируем поступление аванса по нему), а предоплата предусматривает, что товар есть в наличии на нашем складе и будет отгружен сразу после оплаты.
Теперь создаем сам ЗК, видим что график оплаты заполнился по соглашению:
При этом дата платежа заполняется на основании поля Желаемая дата отгрузки (т.к. оно пустое, для расчета используется Дата отгрузки ):
Теперь на основании ЗК оформляем реализацию:
В списке ЗК меняется текущее состояние:
При двойном клике на нем открывается отчет по состоянию выполнения:
Теперь необходимо зарегистрировать поступление оплаты от клиента. Самый быстрый способ - на основании ЗК создать Поступление безналичных денежных средств . Но есть и другой способ - в журнале Безналичные платежи использовать закладку К поступлению :
Документ заполнился почти полностью, не забываем установить признак проведения платежа банком:
На второй вкладке видим, что в качестве объекта расчетов используется именно ЗК. Благодаря выбору статьи ДДС в соглашении, она теперь подставляется сама:
Теперь ЗК готов к закрытию, долгов нет:
Состояние расчетов можно отслеживать с помощью отчета Ведомость расчетов с клиентами :
Теперь проведем эксперимент - создадим несколько реализаций по нашему соглашению, но без использования ЗК:
В отчете можем увидеть, что в качестве объекта расчетов показаны именно документы продажи (несмотря на то, что взаиморасчеты ведутся по заказам):
Теперь зарегистрируем оплату от клиента по этим реализациям, при этом создадим одну платежку:
В расшифровке платежа выбираем тип заполнения Списком и нажимаем Подобрать по остаткам :
В списке выделяем нужные, переносим в платежку:
Обращаю ваше внимание, что в журнале нет информации о состоянии оплаты реализаций:
Эту информацию можно достать только из ведомости:
Взаиморасчеты с поставщиками
На этот раз пример немного усложним - для начала введем авансовый платеж поставщику:
При этом объект расчетов оставим пустым:
В отчетах по закупкам будем использовать Ведомость расчетов с поставщиками :
Теперь создаем заказ поставщику (взаиморасчеты будем вести в разрезе заказов). Чтобы отнести на него оплату, нужно сделать зачет аванса:
В открывшемся окне помощника по зачету оплат находим аванс, при необходимости корректируем сумму зачета и нажимаем Зачесть/Перенести аванс :
Теперь видим, что аванс зачтен, нажимаем Выполнить в верхней части формы:
В результате заказ становится полностью оплаченным:
Сейчас в отчете можно увидеть, что часть аванса осталась нераспределенной, а по заказу для выведения расчетов в ноль осталось оформить приходную накладную:
Взаимозачет задолженности
В том случае, когда есть одновременно и дебиторская и кредиторская задолженность, нередко используют взаимозачет задолженности, чтобы компенсировать один долг за счет другого.
У нас в программе уже зарегистрирован автоматически одна операция - это отражение факта зачета авансов:
Т.е. дебиторская задолженность (долг поставщика перед нами) по платежке программа перебросила на кредиторскую задолженность (наш долг перед поставщиком) по заказу поставщику:
В комментарии есть отметка об автоматическом создании:
Вот список операций, для которых можно использовать взаимозачет:
Сверка взаиморасчетов
Из раздела Казначейство открываем журнал документов Сверка взаиморасчетов , создаем новый с использованием помощника:
Настраиваем отбор:
Выбираем необходимых контрагентов по данному партнеру, по которым необходимо сделать сверку:
Устанавливаем дату формируемых сверок:
По окончании создается подобная сверка. Для большей информативности изменим вариант детализации:
К примеру, добавим вывод объектов расчетов:
После этого нажимаем Заполнить по данным организации :
Как вы могли заметить, все накладные в табличной части оформлены за рамками урока, а те, которые мы вводили немногим ранее, в таблице отсутствуют. Причина проста - сюда попадают только те продажи, по которые есть непогашенный долг.
По кнопке Печать распечатывается Акт сверки взаимных расчетов :
Любой руководитель, бухгалтер или менеджер-логист знает, что всегда важно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности. Данный раздел в заявке помогает за 1 мин «разнести» оплату от своих клиентов и записать планируемую дату платежа, что в последствии избавит вас от просроченных долгов.
Как произвести взаиморасчеты с контрагентами?
1. Откройте заявку, по которой нужно произвести взаиморасчеты с заказчиком или перевозчиком. Пройдите во вкладку «Взаиморасчеты».
Во взаиморасчетах есть 2 подраздела:
Планируемая дата платежа
Планируемая дата платежа позволяет вам зафиксировать дату, когда по договору или устной договоренности вам должен произвести платеж заказчик или вы перевозчику. Ни один платеж больше не будет потерян и забыт, так как информация синхронизируется в отчет
Пропишите планируемую сумму платежа, дату и комментарий. Чтобы сохранить информацию, обязательно нажмите «Записать».
Кликните на кнопку «Платежного календаря» - программа оперативно откроет вам отчет.
Расчеты с Заказчиком и Перевозчиком
2. Как только вам оплатил за перевозку Заказчик, либо вы оплатили Перевозчику зафиксируйте платеж в системе: кликните «Создать оплату от Заказчика» или «Создать оплату Перевозчику». Далее у вас автоматически будут созданы документы движения денежных средств: Поступление (оплата от заказчика) и Расход (оплата перевозчику) денежных средств.
Сумма документа автоматически будет заполнена равной ставке по перевозке. При частичной оплате вы можете вручную прописать сумму поступления или расхода: измените поле «С умма оперативная» .
3. При частичной оплате над табличной частью отображается актуальная сумма задолженности: сколько было оплачено и какой долг остался на текущую дату.
4. При определенных обстоятельствах, когда перевозчику нет необходимости производить оплату (например, он нарушил договорные условия), поставьте отметку «Перевозчику временно не оплачивать» в разделе «Расчеты с Перевозчиком».
Вы произвели взаиморасчеты с контрагентами.
Прежде чем заключить сделку, менеджеры всегда оговаривают с клиентами условия поставки товара и его оплаты. Однако проконтролировать выполнение договоренностей покупателем удается далеко не всегда. Программа «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» умеет автоматически контролировать размер предоплаты и максимальный долг контрагента.
Рассмотрим данную возможность программы на следующем примере.
По договору с контрагентом «Мобил» отгрузка товара возможна только после внесения предоплаты не менее 50%. Кроме того по условиям договора, долг контрагента в любой момент времени не должен превышать 150 000 руб.
Оформление договора с контрагентом для целей контроля взаиморасчетов в 1С
Откроем справочник «Контрагенты». (Справочники – Контрагенты – Контрагенты) Зайдем в карточку контрагента «Мобил» и создадим новый договор на закладке «Счета и договоры».
В договоре установим вид – с покупателем, способ ведения взаиморасчетов – по заказам, валюта – руб.
Внизу в разделе «Контроль дебиторской задолженности по договору» поставим флаг «Контролировать сумму задолженности» не более 150000. Также укажем размер предоплаты по заказу покупателя – 50%.
По кнопке «ОК» сохраним и закроем договор.
Создадим заказ контрагента «Мобил» на ноутбуки и телефоны.
Меню: Документы – Продажи – Заказы покупателей
Заполним документ следующим образом и проведем:
Сразу после оформления заказа менеджер может оценить возможность его отгрузки, а также сообщить клиенту минимальную сумму оплаты. Для этого можно воспользоваться отчетом «Анализ заказа».
Отчет открывается из самого заказа, а также из списка всех заказов, по кнопке «Анализ»:
В отчете показывается информация по отгрузке и оплате.
В верхней таблице содержится информация по отгрузке: можно увидеть насколько заказ выполнен (запланировано/отгружено), а также получить информацию по комплектации заказа (наличие товара, есть ли резерв):
Нижняя таблица содержит информацию по оплате.
По текущему заказу мы видим следующие показатели:
- Запланировано всего – общая сумма заказа.
- Запланировано предоплата – показывается минимальный размер предоплаты и сумма. Пока клиент не внесет указанную сумму, заказ отгружен не будет.
- Оплачено – сумма уже поступившей оплаты.
- Оплатить всего – сумма, которая требуется для полной оплаты заказа.
- Оплатить предоплата – сумма, которую клиент должен внести для достижения минимального процента предоплаты.
Также отображается информация по другим заказам по данному договору:
В самом низу мы видим максимально возможную сумму долга, текущую сумму долга, максимальный объем отгрузки с учетом текущего долга.
Таким образом, мы видим сумму предоплаты, которую клиент должен обязательно внести, а также максимальную сумму отгрузки. Но менеджеру не обязательно контролировать выполнение условий по оплате – программа сделает это сама.
Контроль взаиморасчетов при отгрузке. Выполнение условий оплаты
Попробуем на основании заказа покупателя сделать отгрузку товаров клиенту – документ «Реализация товаров и услуг».
Заполненный документ:
При попытке провести документ менеджер увидит сообщения об ошибках, документ не проведется:
Внизу будут показаны информационные сообщения:
В данном случае оба условия оплаты не выполнены:
- Клиент не внес необходимую предоплату. Минимальный процент – 50%, а клиентом внесено 0%.
- С учетом данной реализации долг контрагента составит 212 500 руб., что превышает максимальный на 62 500 руб.
Программа не позволит провести документ до поступления необходимой оплаты. Как только контрагент оплатит нужную сумму, можно будет сделать реализацию.
Отключение контроля взаиморасчетов
Иногда возникают ситуации, когда контроль взаиморасчетов необходимо временно отключить. Например, если клиент предоставил гарантийное письмо и руководитель отдела продаж дал разрешение на отгрузку. Или, если клиент внес оплату, но оплата пока не отражена в программе (еще не загружены данные из бухгалтерской базы или клиент-банка).
Для отключения автоматического контроля взаиморасчетов в реализации нужно перейти на закладку «Дополнительно» и установить флаг «Отключить контроль взаиморасчетов при проведении документа»:
После этого документ реализации проведется независимо от состояния взаиморасчетов по договору.
Проведенный документ:
Начиная со следующей отгрузки, контроль будет возобновлен.
Важно: флаг «Отключить контроль взаиморасчетов при проведении документа» доступен не всем пользователям. Чтобы пользователь мог поставить флаг, нужно в настройках дополнительных прав пользователя установить ему флаг «Разрешить проведение без контроля взаиморасчетов».
Настройка дополнительных прав производится администратором:
Меню: Сервис – Пользователи – Настройки дополнительных прав пользователей
Каждая организация в работе сталкивается с оплатами услуг других фирм, получением выручки за свои услуги или товары от других контрагентов. Учет расчетов с контрагентами включает в себя ввод в 1С первичных документов, отражение взаиморасчетов на счетах бухгалтерского учета и сверку расчетов.
Справочник «Контрагентов»
В данном справочнике хранится вся необходимая информация по организациям или физлицам, которые являются или поставщиками, или покупателями. Открыть его можно из раздела «Справочники – Контрагенты».
Рис.1 Открытие справочника «Контрагенты»
В справочнике «Контрагентов» есть возможность группировки. Контрагентом может быть как юридическое лицо, так и физическое лицо. Создать карточку контрагента можно из списка справочника по кнопке «Создать».
Рис.2 Список справочника «Контрагенты»
Для организации нужно заполнить полное название, ИНН, КПП. Дополнительно нужно указать контактные и банковские данные, которые могут автоматически подставляться в печатные формы документов: банковский счет, договор, контактное лицо, адреса и телефоны.
Немаловажным будет заполнение счетов для автоматического заполнения в документах по ссылке «Счета учета расчетов с контрагентами» в панели навигации.
Рис.3 Настройка счетов учета с контрагентами
Данные счета будут подставляться в документы для указанного контрагента по любой организации, любому договору и для расчетов в рублях.
Для ускорения заполнения данных контрагента можно ввести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН» или заполнить по наименованию.
Рис.4 Заполнение данных контрагента
Также при создании нового контрагента можно воспользоваться автоматическим заполнением реквизитов по данным государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Рис.5 Автоматическое заполнение реквизитов контрагента
Данный функционал будет работать, если настроено подключение к ИТС. Из карточки контрагента по ссылке «Договоры» можно создать договор и вывести его на печать.
Рис.6 Договор с контрагентом
Ввод остатков по взаиморасчетам
Если в 1С Бухгалтерия предприятия начинает вести учет новая организация, то ввод остатков ей не потребуется. Однако часто на 1С переходят уже действующие организации и им необходимо перенести в программу информацию об учете и первоначальные остатки. Для этого используется помощник ввода начальных остатков. Открыть помощник можно через «Главное - Помощник ввода остатков».
Рис.7 Открытие помощника ввода остатков
Счета учета с контрагентами
Расчеты с контрагентами в 1С 8.3 ведутся на следующих предустановленных счетах расчетов с контрагентами:
Расчеты в рублях:
- Расчеты с поставщиками и подрядчиками – 60.01
- Расчеты по авансам выданным – 60.02
- Расчеты с покупателями и заказчиками – 62.01
- Расчеты по авансам полученным – 62.02
Расчеты в валюте:
- Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте) – 60.21
- Расчеты по авансам выданным (в валюте) – 60.22
- Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте) – 62.21
- Расчеты по авансам полученным (в валюте) – 62.22
Если учет ведется в условных единицах, необходимо использовать счета:
- Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в у.е.) – 60.31
- Расчеты по авансам выданным (в у.е) – 60.32
- Расчеты с покупателями и заказчиками (в у.е) – 62.31
- Расчеты по авансам полученным (в у.е) – 62.32
Вышеуказанные счета будут автоматически подставляться в документы расчета с контрагентами.
Для того чтобы ввести остаток по счету учета взаиморасчетов, нужно в списке выбрать нужный счет и два раза щелкнуть по нему.
Рис.8 Помощник ввода остатков
Откроется форма списка для ввода документов начальных остатков по выбранному счету. Для создания нужно нажать кнопку «Создать».
Рис.9 Ввод остатков расчетов с контрагентами
В созданном документе нужно заполнить счет, контрагента, договор, сумму остатка и валюту. Для ввода документа основания в документах ввода остатков используют вспомогательный документ ручного учета «Расчетный документ», который не делает никаких проводок.
Рис.10 Вспомогательный документ ручного учета «Расчетный документ»
Рис.11 Документ расчета
Проводки формируются с участием вспомогательного счета 000.
Рис.12 Отражение ввода остатков на счетах
Взаиморасчеты с контрагентами
Документами, которые влияют на взаиморасчеты, являются документы поступления товара, реализации и возврата товара, отчет комитенту, расчеты с комиссионером, реализации услуг по переработке, поступления и списания с расчетного счета и пр. Поступлением приходуются товары, материалы, оборудование и другие ТМЦ.
Самые распространенные операции – это покупка товара у поставщика, реализация товара конечному покупателю.
Например, сделаем закупку у поставщика.
Рис.13 Отражение закупки документом «Поступление товаров»
На счете учета расчетов с поставщиками у нас отразится задолженность перед поставщиком.
Рис.14 Отражение поступление товара на счетах
После того как мы погасим часть задолженности документом «Списание с расчетного счета», оплатив часть задолженности за товары перед поставщиком…
Рис.15 Отражение оплаты товара документом «Списание с расчетного счета»
Рис.16 Отражение оплаты товара на счетах
… мы можем в оборотно-сальдовой ведомости по счету увидеть взаиморасчеты и остаток долга перед поставщиком.
Рис.17 Анализ взаиморасчетов с контрагентом
Если дважды щелкнуть по сумме прихода или расхода, открывается карточка счета учета расчетов с контрагентом с расшифровкой по документам регистраторам. В отчете «Карточка счета» можно увидеть поступления товара в разрезе номенклатуры, выделение НДС, оплату поставщику и конечный остаток по данному договору поставки.
Рис.18 Карточка счета взаиморасчетов с контрагентом
В дальнейшем поступивший товар будет реализован. Отражаем продажу документом «Реализация (акт, накладная)». Заполняем шапку документа, вводим данные о проданных товарах. Автоматически подставились счета 62.01 и 62.02.
Рис.19 Автоматическое заполнение счетов в документе
При необходимости их можно поменять.
При проведении документа формируются проводки по отражению задолженности покупателя на счете учета расчетов с покупателями 62.01.
Рис.20 Отражение взаиморасчетов с Контрагентом на счете 62.01
Бывает, покупатель возвращает товар. Отразим возврат документом «Возврат товаров от покупателя». В создаваемом документе возврата заполняется шапка документа и водится возвращаемый товар.
Рис.21 Создание документа «Возврат товаров»
Также этот документ можно создать на основании реализации по кнопке «Создать на основании», что избавит от заполнения большинства реквизитов.
При проведении документов возврата отражается сторно расчета с покупателем на 62.01 счете.
Рис.22 Отражение возврата товара на счетах
Рис.23 Автоматическое заполнение счетов расчетов и авансов в документе
В проводках можно увидеть погашение долга по реализации.
Рис.24 Отражение оплаты проданного товара на счетах
Откроем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по сч. 62, установим отбор по контрагенту и увидим, что по документу расчетов (Реализации товаров) задолженность полностью погашена.
Рис.25 Закрытие взаиморасчетов в ОСВ
Если открыть расшифровку, то можно увидеть в какой последовательности закрывалась задолженность по отгрузке.
Рис.26 Последовательность закрытия задолженности по взаиморасчетам
Корректировка долга
Бывают случаи, когда в результате неверного указания в документах расчетов договора необходима корректировка. Ее можно сделать документом «Корректировка долга».
Рис.27 Открытие списка документов «Корректировка долга»
Для примера, произвели оплату не по тому договору, в итоге образовалась задолженность по реализации и аванс по другому договору.
Рис.28 Проведение документов по разным договорам
Создадим корректировку долга. Выберем вид операции «Зачет авансов» от покупателя. В этом случае у нас будут доступны две закладки по отражению кредиторской и дебиторской задолженности. В качестве авансов укажем оплату с неправильным договором.
Рис.29 Создание корректировки долга
А на закладке «Задолженность» покупателя укажем, что аванс нужно зачесть на нашу реализацию.
Рис.30 Заполнение документа «Корректировка долга»
При проведении документа в проводках видно, что аванс зачтен и изменен договор расчетов по реализации.
Рис.31 Отражение взаимозачета проводками
В оборотно-сальдовой ведомости все корректно закрылось.
Рис.32 Закрытие взаиморасчетов по договорам
Рис.33 Последовательность взаимозачета
Сверка расчетов
В обязательном порядке все организации сверяют расчеты, для того чтобы оперативно выявить ошибки в учете или подтвердить корректность учета взаимных расчетов. Создадим документ «Акт сверки расчетов».
Рис.34 Открытие документов сверки
Документ нужно заполнить по данным учета.
Рис.35 Заполнение документа «Акт сверки расчетов с контрагентом»
Затем распечатать акт сверки на бумажном носителе, подписать и отправить контрагенту. В акте сверки отображаются обороты за указанный период и конечный результат по расчетам.
Рис.36 Печатная форма акта сверки
Таким образом в 1С:Бухгалтерия можно вести любые типовые операции по взаиморасчетам с контрагентами.